Integración de Sistemas

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Desde el 2012 realizamos programas a medida para empresas que precisan conectar diferentes aplicaciones y bases de datos, ya existentes en su organización, mejorando su productividad y ahorrando costes, sin tener que desarrollar todo su sistema desde cero. Nuestra experiencia en los sectores más exigentes nos convierte en el partner ideal para acompañarle en este proceso.

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Introducción a la integración de sistemas

se han instalado sistemas para automatizar procesos, pero no se ha tenido en cuenta que entre ellos se pudiese compartir información vital; la integración de sistemas brinda una solución para evitar que la información importante para la organización se encuentre dispersa.

Las soluciones que permite la integración de sistemas son importantes, ya que pueden ofrecer la conectividad para superar cualquier desafío, tanto de software como de hardware que afecte a la productividad de la organización.

Entre los múltiples beneficios que trae la integración de sistemas se encuentran que la información fluye más rápido dentro y fuera de la organización, se evita duplicidad de datos, se pueden tomar decisiones con mayor precisión y rapidez, se mejora la productividad, etc. También aumenta la inteligencia de negocios ya que permite analizar mayor cantidad de información, de forma masiva y con mayor precisión, permitiéndonos aumentar las ventas al ser capaces de responder más rápido al comportamiento de los clientes.

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Con la integración de sistemas se reúnen subsistemas aislados, en un solo sistema funcional, que garantiza que todos los componentes de hardware y software funcionen juntos, en armonía, para lograr unificación y el análisis preciso de datos. Esto se debe a que los sistemas integrados brindan un aumento en la velocidad de los flujos de información y una reducción en los costos operativos, además de promover la conectividad necesaria para superar otros desafíos tecnológicos asociados con estos flujos.

A continuación te explicamos con detalle todo lo que necesitas saber sobre la integración de sistemas, sus ventajas, por qué es importante la integración de datos y qué tecnologías intervienen en una integración de sistemas en cualquier tipo de negocios.

¿Qué es la integración de sistemas?

La integración de sistemas, es el proceso sistemático y organizado que se emplea en una organización para conectar diferentes subsistemas (sistemas aislados o componentes) en un sistema que funcionará como uno solo, vinculando los sistemas, servicios, hardware y software de manera que todos trabajen funcionalmente al unísono.

La razón principal para integrar sistemas en una organización es la necesidad de mejorar la productividad y la calidad de sus operaciones. Con esta integración lo que se busca es que los diversos elementos de TI de una organización se comuniquen entre sí para acelerar los flujos de información y reducir los costos operativos; incluso pueden integrarse con los elementos de TI de terceros. La integración de sistemas siempre irá en búsqueda de lograr un sistema centralizado basado en una arquitectura escalable y segura, que mejore sustancialmente la recopilación y recuperación de datos para convertirla en información relevante, útil y compartida para la organización.

Los métodos de integración del sistema más comunes son:

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  • Integración punto a punto:

    Aunque para algunos no es una integración de sistema como tal, porque solo se conectan dos componentes, y usualmente sin mayor complejidad, esta resulta muy necesaria porque suele ser el inicio de una integración completa; de hecho, muchas aplicaciones basadas en la nube ofrecen como módulos de integración, tipo plug and play.

  • Integración vertical:

    Los componentes o sistemas se integran funcionalmente comenzando desde la función más básica inferior hacia arriba para facilitar el proceso, ya que únicamente involucra un número limitado de sistemas por cada iteración. Sin embargo, este método es algo rígido porque cada nueva funcionalidad que se desee implementar requerirá su propio hito funcional.

  • Integración estrella:

    Para esta integración se requiere que cada subsistema esté conectado a los otros subsistemas mediante conexiones punto a punto. Se logra mayor funcionalidad, pero no es fácil de aplicar para un número muy grande de componentes porque se eleva significativamente el número de conexiones.

  • Integración horizontal:

    El método utilizado en esta integración es el uso de una capa de interfaz común entre todos los subsistemas, también conocida como Enterprise Service Bus (ESB). Así se permite que cada componente pueda ser cambiado o reemplazado sin tener que volver a hacer las interfaces.

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  • Integración de formato de datos comunes:

    Con esta integración lo que se busca es un formato de datos común para que cada sistema realice solo una conversión de datos de su formato nativo al formato común, y viceversa.

Independientemente del método, el fin es lograr que todos los componentes funcionen como una unidad y fuente de datos unificada y compartida al unificarse todos los sistemas, servicios e infraestructura de TI para que funcionen juntos sin problemas; incluso si pertenecen a terceros con los cuales se tiene vinculación de negocios.

¿Qué ventajas aporta la integración de software?

Estas son algunas de las ventajas de la integración de sistemas, y cómo cada una de ellas, ayuda a la eficiencia en el tratamiento de los datos e información en las organizaciones.

1- Racionalización y Automatización

Con la integración del sistema se logra una mejor recopilación de todos los datos relevantes y correlacionados que se almacenen en cualquier sistema (subsistema) que esté implementado. Esto significa que se pueden recuperar, procesar y compartir los datos con mayor facilidad, y fluirán libremente entre todos los subsistemas que requieran de ellos.

Por consiguiente, se logra automatizar y agilizar todos los procesos de negocio, gracias al establecimiento de canales de flujo de datos compartidos por todos.

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2- Conveniencia, precisión y coordinación

Con la integración de sistemas se recopilan datos de varias fuentes y se trata de almacenarlos en una sola ubicación, o que al menos así parezca. Como resultado, se elimina la necesidad de esperar largos períodos de tiempo hasta que se logre una sincronización manual entre todas estas fuentes; además de que cada inclusión o modificación de cualquier dato, se actualiza automáticamente para todos los demás sistemas, y están con disponibilidad y accesibilidad absoluta en tiempo real.

La precisión y coordinación se logran porque al trabajar con datos que se actualizan y sincronizan automáticamente, las posibilidades de que los usuarios accedan a datos obsoletos se reducen o eliminan.

Igualmente, una integración de sistemas resulta muy conveniente porque simplifica el proceso de capacitar a los usuarios, ya que no tendrán que aprender las particularidades de varios sistemas, sino de una sola interfaz.

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3- Productividad y eficiencia

Los problemas para compartir información entre los distintos departamentos de una organización, son la principal causa de la baja eficiencia en sus operaciones. Si cada vez que un departamento modifica un dato, los demás también tienen que ponerse al día actualizando en sus respectivos almacenes de datos, esto causa duplicidad de trabajo, reduce la eficiencia, y además aumenta la posibilidad de errores.

El sistema integrado mejora la eficiencia, ya que logra eliminar la necesidad de repetir entradas de datos innecesarias. Todos los usuarios comparten en tiempo real la misma base de datos, cada uno puede concentrarse en sus tareas, sin tener que preocuparse por actualizar la información a otros departamentos, etc.

Así se ahorra una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo que puede emplearse en tareas más productivas.

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4- Rentabilidad

Como resultado del punto anterior, al ser más eficiente y productiva, existe un mejor aprovechamiento de todos los recursos (humanos, tecnológicos, materiales, financieros, etc.) lo cual reduce los gastos innecesarios y permite a la empresa enfocar sus esfuerzos e inversiones donde realmente lo requiere.

En cuanto a los ahorros en la parte de tecnología, la integración de sistemas elimina la necesidad de múltiples almacenes de datos; además, para lograr un cambio en la organización, no se requiere de una gran inversión para desarrollar un macro sistema desde cero, con todas las implicaciones en tiempo y esfuerzo que esto conlleva. La integración permite que todos los sistemas ya existentes coexistan y funcionen como un conjunto.

5- Disponibilidad de información

Con un volumen cada vez mayor de datos, y proveniente de múltiples fuentes, se hace cada vez más difícil obtener información veraz, precisa y oportuna para el proceso de toma de decisiones en la organización, y debemos tener claro que no tomar una decisión a tiempo, puede costarle mucho dinero a cualquier empresa.

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Este problema, con la integración de sistemas, se elimina totalmente. Los datos se obtienen en tiempo real, sin importar cuál es el sistema que los origina, y los mismos se recopilan, combinan y procesan para generar toda la información que se requiera, a fin de tomar decisiones con el nivel de certidumbre requerido.

6- Escalabilidad

En la actualidad los sistemas integrados dependen en gran medida de la nube, gracias a los avances en el almacenamiento de datos, que vienen a resolver el problema. Lo cual, junto al uso de recursos compartidos, facilita en gran medida que los sistemas evolucionen, pudiendo adicionar localmente todo lo que se desea, o solicitar al proveedor de servicios en la nube que se los asigne.

Todo esto representa uno de los beneficios que más se aprovechan las organizaciones, que han implementado integraciones, para mantener actualizados sus sistemas,infraestructura y servicios de TI.

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7- Seguridad

Administrar con éxito la seguridad de múltiples sistemas puede resultar difícil, por eso, mantener una integración facilita la implementación de herramientas o algoritmos de seguridad potentes, que traten por igual cada elemento que compone su sistema integrado.

No obstante, para algunos tener sistemas integrados que centralicen la ubicación de la data, puede ser un elemento en contra en términos de seguridad, debido a que se convertiría en un punto único de ataque para los hackers. Para estos malhechores resulta más difícil atacar sistemas aislados, especialmente si cada uno de ellos emplea niveles diferentes de seguridad.

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¿Por qué es importante la integración de datos?

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Primeramente, debes comprender que la integración de datos es mucho más que guardar datos en una misma ubicación, o establecer una simple sincronización de los mismos. Actualmente las organizaciones recopilan no solo grandes volúmenes de datos, sino que provienen de múltiples fuentes y en gran variedad de formatos.

Por todo, es imperante la integración de datos, al permitir que todos los datos de la organización estén disponibles para su análisis en todo momento, y sean realmente útiles. Esto se logra integrando y estandarizando todas las fuentes de datos, para que puedan ser consultados y analizados con facilidad.

La principal importancia de la integración de datos es que, al lograr este nivel de integración y estandarización, la organización eleva productividad, pero podemos detallar la importancia en los siguientes ítems:

Mejor proceso de toma de decisiones

Las organizaciones pueden tomar mejores decisiones porque estas se basan en datos exactos y en tiempo real; eliminando redundancias, inconsistencias y otros inconvenientes de tener bases de datos múltiples no integradas.

La integración de datos reduce los errores

Si cada departamento tiene que actualizar los datos generados por otras unidades, derivará a inconsistencias y duplicidad, pero también existe mayor probabilidad de que surjan errores en la carga de los mismos. Para lo cual muchas veces, se debe contratar personal a fin que se dediquen a buscar y corregir dichas fallas.

Con la integración de datos solo nos enfrentamos a una única fuente de datos, y estos son compartidos por todos, facilitando encontrar los posibles errores más rápido y tener toda la información en un solo lugar.

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Accesos a datos valiosos

Los datos se han vuelto más valiosos que nunca gracias a la globalización. Conectar sistemas y servicios en la nube a un centro de datos, puede ayudar a obtener una mayor comprensión de la gran cantidad de información que proviene de múltiples fuentes.

Mejora la eficiencia de los empleados

Tener todo en una base de datos compartida, evita que los empleados pierdan tiempo valioso buscando datos en diferentes sistemas, o peor aún, tener que permanecer alertas para no tener inconsistencias. Este tiempo pueden invertirlo en otras tareas y además, al trabajar con unos datos consistentes, sus tareas son más precisas.

Aumenta la competitividad

Al trabajar con datos integrados se toman decisiones con mayor nivel de certidumbre y se pueden crear productos y servicios que tengan un impacto positivo en la eficiencia, mejorando todos los procesos de negocio y haciendo más competitiva a la organización.

¿Qué tecnologías intervienen en una integración?

Actualmente, las tres tecnologías más utilizadas para la integración de sistemas son:

Sistemas de gestión de la relación con el cliente (CRM)

Definitivamente esta es la tecnología número uno que se utiliza para la integración de sistemas, en especial con clientes directos y distribuidores.

Los CRM permiten a las empresas agilizar todos los procesos relacionados con el cliente, almacenando todos sus datos de interés, proporcionando a los empleados una vista única del cliente, e incluso permitiendo a los clientes relacionarse de alguna manera con la organización.

Esta relación se convierte en una gran e importante fuente de datos que permitirán conocer mejor al usuario, para poder ofrecerle servicios o productos de su interés, poder adaptarse mejor a sus necesidades, y poder responder más rápido ante sus requerimientos.

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Plataformas de gestión API

Una API es una interfaz de programación de aplicaciones que permite conectar múltiples aplicaciones a una misma fuente. Gracias a las API se pueden enlazar CRMs con otros sistemas y aplicaciones para que interactúen de manera transparente. Esta tecnología es muy útil cuando se busca unir sistemas dispares, o ampliar la cartera de aplicaciones sin impactar con la estructura existente.

Computación en la nube

A veces, una forma de poder dar una solución rápida a los problemas de integración es contratando almacenamiento o servicios en la nube. Facilitando la ubicuidad y el poder trabajar con datos centralizados y consistentes. Lo mejor de todo es que el mantenimiento y otros servicios usualmente corren por cuenta del proveedor.

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¿Dónde aprender a integrar sistemas?

Definitivamente la integración de sistemas no es un proceso sencillo que deba ser realizado por personas inexpertas. No todo programador posee las habilidades para servir como integrador de sistemas. Añadido a la pericia como desarrollador, se requiere de una visión sistémica que ayude a comprender todas las aristas del problema, y la mejor forma de resolverlo.

A pesar de que en internet se encuentran muchos cursos y tutoriales, no es recomendable dejar la formación de tan importante proceso en manos inexpertas.

Nuestra recomendación es que recibas asesoría por parte de consultores especializados y con experiencia, que te guíen durante todo el proceso de integración que requiera tu organización, y te formen con todas las herramientas necesarias para enfrentar efectivamente esa transición.

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¿A dónde acudir para una integración profesional?

Si lo que buscas es una integración de sistemas profesional, ponte en contacto con nosotros. Contamos con una experiencia de más de 10 años ofreciendo consultoría especializada en tecnologías de información, a empresas nacionales e internacionales en diversas ramas como turismo, sector financiero, administración pública, entre otros.

Nuestro equipo de expertos puede ayudarte, no solo en la ejecución del proyecto, sino que también pueden ofrecerte la formación que requieras, para que tú mismo puedas atender las necesidades de TI de tu organización.

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